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  • Open digitale
  • Distribuita a: RETE INTERNA
  • In data: 06.11.2024
  • Riferimento: info@mekpiping.com
  • Elaborato: RGQ
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GESTIONE DEI DOCUMENTI DELLA QUALITA’

Elaborato | Firma | Approvato | Firma | Data | Rev | Descrizione modifica :---: | :---: | :---: | :---: | :---: | :---: | :---: | RGQ | Direzione | 06/11/2024 | F.P. | Revisione generale RGQ | Direzione | 02/10/2023 | F.P. | Procedura adeguata alla norma API RGQ | Direzione | 04/04/2019 | F.P. | Revisionata procedura RGQ | Direzione | 01/02/2018 | F.P. | Prima Emissione

PROCEDURA PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI DELLA QUALITA’

1. Oggetto

Tale procedura definisce le metodologie utilizzate da MEK PIPING SRL per la gestione di tutta la documentazione di qualità.

2. Scopo

Lo scopo del presente documento è quello di:

  • assicurare che l’emissione, la distribuzione e la gestione del Manuale API (MGQ), delle Procedure e delle Istruzioni Operative, nonché di tutta la documentazione di origine esterna avente diretta influenza sulla Qualità avvenga in maniera controllata e documentata.

  • garantire che siano disponibili edizioni appropriate ed aggiornate dei documenti necessari in tutte le funzioni e reparti aziendali.

  • assicurare che le modifiche o le sostituzioni dei documenti del Sistema di Gestione Qualità vengano decise e messe in atto tempestivamente ed adeguatamente.

  • assicurare che i documenti superati siano prelevati dal responsabile della qualità dai reparti aziendali in cui sono stati precedentemente distribuiti e opportunamente segregati.

3. Riferimenti

  • Norma UNI-EN ISO 9001
  • Manuale Manuale della qualità API (MGQ)
  • Norma API Q1 par 4.4.3

Vengono considerate le ultime edizioni delle procedure e delle norme di riferimento.

4. Applicabilità

La presente procedura si ritiene applicabile a tutti le funzioni del Sistema Qualità MEK PIPING SRL

5. Attività di gestione

L'emissione di nuovi documenti può essere originata da:

  • esigenze del Controllo di Qualità sul processo
  • esigenze degli Enti aziendali
  • esigenze dell’ufficio tecnico
  • esigenze della Direzione

5.1 Redazione/revisione

La redazione o revisione dei documenti del Sistema Qualità è affidata al Responsabile della Qualità con il supporto dei responsabili dei vari settori aziendali.

Nel redigere il documento, il responsabile fa costante attenzione alla rispondenza, tanto alla politica e agli obiettivi definiti dall’ MEK PIPING SRL, quanto ai requisiti richiesti dalle norme applicabili. Nell’apposito spazio contenuto nel frontespizio del documento il Responsabile della redazione/revisione deve apporre la sua firma leggibile.

Il Responsabile della Qualità gestisce e mantiene aggiornato l’elenco dei documenti del Sistema di Gestione della Qualità e il relativo stato delle edizioni.

5.2 Identificazione

Al fine di individuare in modo univoco i documenti, tutte le pagine devono riportare:

  • nome dell'azienda
  • tipo e titolo del documento
  • codice del documento
  • indice di revisione
  • numerazione parziale progressiva della pagina

L'identificazione dei documenti del Sistema Qualità avviene tramite codifica così come di seguito specificato.

La prima pagina di ogni documento oltre alle suddette indicazioni, deve anche riportare una griglia in cui registrare i seguenti dati:

  • funzione, firma leggibile del responsabile della redazione/revisione del documento
  • funzione, data, firma del responsabile dell’approvazione del documento
  • indice della revisione
  • breve indicazione del motivo e/o oggetto della modifica.

5.3 Approvazione ed emissione

Nell’apposito spazio riservato all’approvazione, contenuto nel frontespizio del documento, la Direzione o un suo Delegato o Ente Terzo o particolare qualifica professionale (dove richiesto), deve apporre la sua firma, dando così ufficialità all’approvazione ed emissione del documento.

5.4 Distribuzione

Il Responsabile della Qualità, una volta definito, assieme alla Direzione, l'Ente destinatario dei documenti, provvederà alla distribuzione dello stesso, specificando sul frontespizio il numero di copie fatte, la data, l'ente destinatario e l'indicazione del tipo di distribuzione:

Classificazione

  • Tipo C: Controllata
  • Tipo NC: Non controllata

La distribuzione della documentazione è registrata in apposito documento excel “Distribuzione documentazione qualità” Allegato 1. In tale documento viene indicata la tipologia di distribuzione (C o NC), la data di distribuzione, il numero di revisione distribuita ed i reparti a cui è stato distribuito il documento con relativo numero di copia identificativo.

Tutte le copie obsolete devono essere sostituite da quelle revisionate ed opportunamente segregate.

E’ vietato ai destinatari dei documenti la duplicazione degli stessi (es. fotocopie). In caso di copie non autorizzate il documento è da considerarsi non applicabile. Per qualsiasi necessità di ulteriori copie, fotocopie, copie informatiche o altro è necessario farne richiesta al Responsabile della Qualità che provvederà alla distribuzione. Nel caso in cui copie di documenti non ancora ufficialmente emessi vengano distribuiti, sia all’interno che all’esterno dell’azienda (per esempio per commenti), deve esserne chiaramente indicato lo stato con la dicitura “BOZZA”; di tale distribuzione non viene fatta alcuna registrazione.

CONTROLLATA Tale distribuzione è quella che segue la procedura fin qui descritta. I documenti del Sistema Qualità sono distribuiti dal Responsabile della Qualità, in COPIA CONTROLLATA e numerata agli Enti interessati.

NON CONTROLLATA Tale distribuzione può essere prevista quando il destinatario non è incluso, e non si ritiene opportuno includerlo nella lista della distribuzione.

Eventuali copie distribuite per fini commerciali portano la dicitura COPIA NON CONTROLLATA e non necessitano di revisioni o aggiornamenti ufficiali.

5.5 Validità

I documenti del Sistema Qualità entrano in vigore nella data della loro emissione.

Qualora, per ragioni organizzative o di altra natura, non fosse prevedibile l'entrata in vigore dei documenti del Sistema Qualità nei termini stabiliti, il Responsabile della Gestione Qualità dispone una eventuale proroga del limite precedente.

Quelli consegnati agli Enti interessati sono da considerarsi sostitutivi degli eventuali documenti emessi in precedenza, che saranno opportunamente ritirati e distrutti dal Responsabile Qualità, salvo casi particolari di cui sia fatto esplicito riferimento.

5.6 Standardizzazione

Al ricevimento di ogni procedura o istruzione, i responsabili delle funzioni effettuano le operazioni che seguono:

  1. inseriscono le procedure e le istruzioni in sostituzione o in aggiunta a quelle preesistenti nell'apposito raccoglitore collocato in prossimità delle zone di lavoro e in modo tale da risultare accessibili agli interessati per consultazione;

  2. restituiscono le eventuali vecchie copie delle procedure e delle istruzioni al Responsabile della Qualità che provvede alla loro segregazione;

  3. portano a conoscenza del personale dipendente le nuove procedure e istruzioni o i loro aggiornamenti.

5.7 Modifiche

Tutti gli Enti aziendali possono richiedere modifiche alla documentazione esistente, motivandole al Responsabile della Gestione Qualità che le valuta decidendo se è il caso di accoglierle o rigettarle.

Nel caso di richiesta di modifica approvata, il Responsabile della Qualità provvede all'aggiornamento dei documenti in questione e li sottopone all’approvazione della Direzione secondo il paragrafo 5.3.

Dopo n°10 modifiche i documenti del Sistema Qualità devono essere riemessi integralmente.

5.8 Ispezioni periodiche (audits)

Il Responsabile della Gestione Qualità effettua, a sua discrezione, delle visite ispettive (audit) presso gli Enti depositari delle procedure e delle istruzioni con lo scopo di migliorarle e accertare l'effettiva applicabilità delle disposizioni contenute con particolare riguardo ai seguenti punti:

  • conservazione
  • stato di aggiornamento
  • efficienza e applicazione
  • conoscenza da parte del personale.

6. Responsabilità

La responsabilità dell’applicazione delle procedure e delle istruzioni è demandata a tutti i responsabili degli Enti aziendali che partecipano all'attuazione di quanto indicato nelle stesse.

Il Responsabile della Gestione Qualità è responsabile:

  • dell'elaborazione/redazione dei documenti del Sistema Qualità
  • dell'emissione
  • dell’archiviazione cartaceo (copia master) ed elettronica in apposita cartella dei documenti sopra citati
  • della verifica della rispondenza dei documenti agli obiettivi aziendali
  • della verifica della rispondenza dei documenti ai requisiti della norma
  • della loro corretta identificazione
  • della loro corretta applicazione
  • della loro distribuzione
  • dell’aggiornamento dello stato delle edizioni
  • del ritiro e della distruzione delle copie obsolete
  • dell'identificazione dello stato dei documenti, provvisori oppure obsoleti, conservati o distribuiti
  • della tenuta di un elenco aggiornato dei documenti (Stato delle Edizioni).

La Direzione aziendale, o un suo delegato o Ente terzo o particolare qualifica (dove richiesto), è responsabile della approvazione dei documenti.

7. Codifica documenti

I documenti del Sistema Qualità di cui si ritiene necessaria la codifica (procedure ed istruzioni operative), riportano un codice alfanumerico. La struttura utilizzata è la seguente:

  • Tre lettere che contraddistinguono il documento (MGQ per il manuale, e PGQ per le procedure gestione qualità, etc. );
  • Tre cifre, in ordine crescente da 001 a 999, che indica la progression del document (fa eccezione il manual dove le cifre sono due ed indicano le riemissioni); ogni document viene, inoltre, contraddistinto dal suo stato di revisione.
  • numero progressivo relativo al numero di documenti contenuti in ciascuna categoria.

Tutti gli allegati ai documenti del Sistema Qualità o la modulistica in genere non hanno una codifica tramite codice alfanumerico: essi vengono identificati semplicemente dal titolo relativo.

7.1 Codifica procedura di prodotti attinenti le valvole a sfera

Sono quei documenti, che rispetto alle procedure, hanno un carattere meno gestionale e più segnatamente volto a fornire informazioni dettagliate sulla maniera di procedere per eseguire operazioni, per lo più di carattere tecnico.
Sono identificati dall’acronimo W.I. (Work Instruction), seguito da un numero identificativo.

7.2 Codifica procedura di prodotto attinenti le valvole a sfera

Le procedure di prodotto attinenti la produzione delle valvole a sfera vengono codificate da MEK PIPING SRL attraverso un codice costituito dalla sigla QC seguita da un numero identificativo.

8. Documentazione standard attestante la conformità del prodotto

Per le valvole a sfera:

  • Certificato di Collaudo
  • Lista di rintracciabilità e registrazione colate
  • Certificati dei materiali

9. Documenti di Origine Esterna

I documenti di origine esterna che MEK PIPING SRL identifica sono:

  • Norme
  • Disegni/ Specifiche Tecniche

La gestione dei documenti avviene nel seguente modo: Le norme stampate sono a disposizione dell'ufficio competente; le stesse saranno salvate in un apposito file sul server aziendale.

Lo stato di aggiornamento delle norme, compresi errata ed addenda, viene monitorato costantemente dalla qualità e da tutti gli enti interessati, attraverso la consultazione della rete internet e degli alert inviati dai siti ufficiali degli standard.

Disegni e Specifiche sono gestite attraverso firma di accettazione del tecnico MEK PIPING SRL che lo ha preso in carico per elaborarne i contenuti, assumendo come elemento identificativo il numero di disegno e il numero di ordine del cliente.

10. Integrazione documentale

Qualora dovessero verificarsi variazioni sostanziali di procedure di norme di origine esterna inclusi addenda, errata, aggiornamenti, utilizzati nella progettazione o lavorazione del prodotto, le stesse saranno prontamente recepite ed attuate nel Sistema di gestione Qualità attraverso archiviazione in apposita cartella elettronica; i reparti coinvolti saranno allertati attraverso mail. Il responsabile della qualità, a seguito di cambiamenti in specifiche e standard internazionali, valuta la possibilità di effettuare una gap analisys per verificare l’impatto sul sistema di gestione e relativa documentazione.

11. Allegati